18-19 mars besökte ASIS Sweden Mötesplats Samhällssäkerhet på Kistamässan.
Konferensprogrammet var digert och mötesplatsen var välbesökt. Programmet innehöll många perspektiv på samhällssäkerhet och motståndskraft. Att temat i högsta grad är aktuellt för Sverige summerades under det inledande seminariet av Mikael Frisell Generaldirektör MSB i citatet ”Omvärldsutvecklingen flåsar oss i nacken”. Föreläsningarna under de två konferensdagarna kretsade kring samarbeten nationellt och inom Norden, EU och NATO, och om innovation och framsyn. Ordet ’rådighet’ återkom i flera sammanhang. Det talades så klart om hybridhot, cyberhot och informationspåverkan. Dag två avslutades på ett passande sätt med en paneldiskussion om försvarsvilja och skyddet av demokratin.
Ett särskilt intressant samtal utspelade sig under onsdagen i ”Heta Soffan” då Klas Lindström, vice VD 4C Strategies och Jonas Hysing, Polismästare, diskuterade ämnet Beslutsfattande i skarpa lägen.
Jonas Hysing inledde genom att ge två medskick till åhörarna. Det första var att bra beslut grundas i ett professionellt omdöme som man får genom fackkompetens och kunskap om verksamheten. Jonas förklarade att när stora värden står på spel i skarpa och tidspressade situationer – då kommer man inte att hitta någon lösning i en rutin eller, en pärm eller i lagboken. För när det inte finns några självklara lösningar kokar allt ner till ett omdöme som ska grundas i att man jobbat i verksamheten så mycket att man förstår vad som händer om man fattar ett visst beslut. Det är alltså viktigt att vara insatt i de operativa konsekvenserna av beslut.
Det andra medskicket talas det inte så mycket om i Sverige, men Jonas Hysing menade att man måste vara modig. Han nämnde att rekryteringsannonserna för chefer kanske borde ta med det kriteriet, för man måste besitta ett visst mått av mod om man ska agera chef i svåra situationer där det inte finns några givna lösningar. Som beslutsfattare vid en kris kommer man att få information som är både ofullständig och motstridig. Förmågan att våga fatta beslut under de förutsättningarna är helt avgörande, enligt Jonas Hysing. Det finns ett visst beslutsfönster där man har tillräckligt mycket information för att fatta beslut tillräckligt tidigt för att kunna påverka skeendet i en positiv riktning. Risken är annars överhängande att man väntar på mer underlag och information, och missar därmed möjligheten att påverka skeendet – som i stället blir värre än om man agerat i rätt tid.
Klas Lindström höll med och inflikade att vi kanske tappat lite av insikten att det faktiskt kan kosta att INTE fatta ett beslut alls. Även om man står inför ett dilemma där man har bristfälligt beslutsunderlag med två ganska dåliga alternativ, och man vet att det finns risker med båda, och inget facit, så kan det vara ännu sämre att bara avvakta och vänta.
Båda föreläsarna var eniga om att vi inte i tillräcklig omfattning övar på själva beslutsfattandet. När vi utvärderar övningar till exempel, så tittar vi mer på vägen fram till beslut, det vill säga om vi haft rätt processer och verktyg för att ge oss underlag för beslut (bra lägesbilder, rätt intressentanalyser, ett samlat budskap osv). Men när övningsdagen kommer så är det ganska obekvämt att bli prövad och det smyger in en rädsla för att misslyckas.
Vi bör alla ha en ödmjukhet inför att det kan ske, och i stället uppmuntra en kultur att våga fatta beslut även om det inte alltid blir rätt. Övningar är ju dessutom ett perfekt tillfälle att öva beslutsfattande, då ingen drabbas om man fattar ”fel” beslut. Man bör inte spara sin debut av beslutsfattande tills något händer på riktigt. Det är bättre att ge sig ut i hetluften under övningsbetingelser.
Dessutom ska man komma ihåg syftet med varför man övar: Att man vill bli bättre. Övningar ska vara lärande i stället för prövande. Då blir motståndet till övning mindre – framför allt från de som inte är vana. Och återigen – om vi ska kunna uppmuntra lärande så måste vi vara mer ödmjuka inför det faktum att beslutsfattande är svårt och man ibland kan fatta fel beslut. Ibland finns inte det perfekta beslutet ens, och det handlar då mer om att undvika de dåliga besluten.
Jonas Hysing berättade att inom Polisen handlar beslutsfattande mer om att ange en riktning för de operativa resurser man har till förfogande. Han tillade att den riktningen kan behöva justeras, och dessutom ganska snabbt ibland. Klas Lindström höll med om att vi lätt kör fast i beslutsfattande när det vore bättre att istället påverka organisationen att gå åt det håll man vill. Klarar man av att sätta ett antal tydliga strategiska inriktningar så ger det förutsättningar för personalen att kunna jobba mot prioriteringar i den inriktningen. Klas påpekade att man ska undvika att försöka detaljstyra en organisation som är mitt uppe i väldigt svåra påfrestningar.
Som avslutning påtalade Jonas Hysing också vikten av att vi formulerar beslut tydligt. Det är inte läge att komma med långa och dåligt formulerade beslut i skarpa lägen. Man behöver träna på att uttrycka en vilja på ett kort, koncist sätt, och så att det inte kan missuppfattas. Tydlighet är extremt viktigt. Krångla inte till det. Och öva!
ASIS Sweden tackar Easyfairs och Mötesplats Samhällssäkerhet för två lärorika dagar i Kista.
Vi ses nästa år!
